Datenschutzinformationen

2. Website, Hosting und technisch erforderliche Daten

3. Kontaktaufnahme

4. Microsoft 365 und Microsoft Teams

Für geschäftliche E-Mail-Kommunikation, den Versand von Dashboard-Anmeldelinks, Kalender und Terminorganisation, Microsoft Teams, die Speicherung von Geschäftsunterlagen in OneDrive sowie die Bearbeitung meiner Einnahmenüberschussrechnung in Excel nutze ich Microsoft 365 Business.

Je nach genutztem Dienst können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• ✓ Namen, Unternehmen, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten,
• ✓ Absender:innen- und Empfänger:innenangaben, Betreff, Inhalt und Anhänge von E-Mails,
• ✓ Termin-, Kalender- und Teilnahmedaten,
• ✓ Chat-, Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe-Inhalte bei Microsoft Teams,
• ✓ in OneDrive gespeicherte Vertrags-, Onboarding-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen sowie
• ✓ technische Nutzungs-, Geräte-, Sicherheits- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient der Kommunikation, Terminorganisation, Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung sowie der Erfüllung meiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Rechtsgrundlagen sind abhängig vom jeweiligen Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und effizienten Organisation meiner Geschäftstätigkeit.

Für Microsoft Teams verarbeite ich die für den Termin erforderlichen Kontakt-, Termin- und Teilnahmedaten sowie die von Ihnen freiwillig freigegebenen Inhalte. Ob Sie Kamera, Mikrofon oder Bildschirmfreigabe aktivieren, entscheiden Sie selbst. Ich zeichne Videokonferenzen nicht auf. Eine Aufzeichnung würde nur nach vorheriger ausdrücklicher Information und auf einer gesonderten Rechtsgrundlage erfolgen.

Für die erfassten Microsoft-Unternehmens-Onlinedienste gelten die Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Microsoft hat für erfasste Dienste eine EU Data Boundary eingerichtet. Dennoch können in begrenzten Fällen Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet oder von dort aus zugänglich werden, insbesondere für weltweite Sicherheits-, Support- und Kommunikationsleistungen. Die hierfür geltenden Garantien sind in Abschnitt 9 beschrieben.

5. Geschäftsanbahnung, Zusammenarbeit und Onboarding

6. Client-Dashboard

7. Rechnungsstellung, EÜR und Zahlungsverkehr

Ich nutze kein externes Rechnungs- oder Finanzbuchhaltungssystem. Rechnungen und Rechnungskorrekturen werden von mir erstellt. Die Einnahmenüberschussrechnung wird in einer Excel-Tabelle geführt. Die hierfür erforderlichen Dateien und Belege werden in Microsoft OneDrive und auf zugriffsgeschützten lokalen Arbeitssystemen gespeichert; verschlüsselte externe Datenträger können als Sicherungsmedium eingesetzt werden.

Dabei verarbeite ich insbesondere:

• ✓ Name beziehungsweise Firma und Rechnungsanschrift,
• ✓ Kontaktdaten und Kundennummer,
• ✓ Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum,
• ✓ Rechnungsbetrag, Fälligkeit und Zahlungsstatus,
• ✓ Bankverbindung und Transaktionsdaten sowie
• ✓ steuerlich und buchhalterisch erforderliche Angaben und Belege.

Die Verarbeitung dient der Abrechnung, Zahlungsüberwachung, Führung meiner EÜR und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der ordnungsgemäßen Forderungsverwaltung.

Buchungsbelege und Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre, steuerlich relevante Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich zehn Jahre und aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Handelsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Die Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden ist, soweit gesetzlich nichts Abweichendes gilt.

8. Empfänger:innen und Kategorien von Empfänger:innen

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die jeweils genannten Zwecke benötigen. Hierzu können gehören:

• ✓ Contabo GmbH als Hosting- und Speicheranbieter,
• ✓ Microsoft Ireland Operations Limited und von Microsoft eingesetzte Unterauftragsverarbeitende für Microsoft 365,
• ✓ Deutsche Bank AG/FYRST als eigenständig Verantwortliche für den Zahlungsverkehr,
• ✓ IT- und Entwicklungsdienstleistende, soweit ein zeitlich und sachlich begrenzter Zugriff für Einrichtung, Wartung oder Fehlerbehebung erforderlich ist,
• ✓ Rechts- oder Steuerberatende, soweit sie beauftragt werden und die Übermittlung erforderlich ist, sowie
• ✓ Gerichte, Finanzbehörden und andere öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Übermittlung zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Auftragsverarbeitende werden nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet. Ich verkaufe keine personenbezogenen Daten.

9. Übermittlungen außerhalb der EU
beziehungsweise des EWR

Im Zusammenhang mit Microsoft 365 und von Dienstleistenden eingesetzten Unterauftragsverarbeitenden können personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in die USA, übermittelt oder von dort aus zugänglich werden.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Soweit für die empfangende Stelle ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gilt, kann die Übermittlung darauf gestützt werden. Dies kann bei zertifizierten US-Unternehmen insbesondere der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework sein. Andernfalls werden insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen verwendet.

Informationen zu den im Einzelfall verwendeten Garantien und eine Kopie beziehungsweise Fundstelle der einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Vertragliche Dokumente können zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Sicherheitsinformationen angemessen geschwärzt werden.

Wenn Sie selbst eine E-Mail-Adresse eines Anbieters außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verwenden oder an einer Kommunikation aus einem Drittland teilnehmen, kann die von Ihnen gewünschte Kommunikation eine Übermittlung an diesen Anbieter beziehungsweise in dieses Drittland erfordern.

10. Daten aus anderen Quellen
– Information nach Art. 14 DSGVO

Nicht alle geschäftlichen Kontaktdaten erhalte ich unmittelbar von der betroffenen Person. Kontaktdaten können mir insbesondere durch Ihr Unternehmen, andere Ansprechpersonen, übermittelte Vertrags- oder Projektunterlagen oder aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen wie einer Unternehmenswebsite mitgeteilt werden.

Dabei verarbeite ich regelmäßig Namen, Unternehmen, berufliche Funktion, geschäftliche Kontaktdaten und den für die Zusammenarbeit erforderlichen Kommunikationszusammenhang. Die Verarbeitung dient der Anbahnung, Durchführung und Organisation der jeweiligen Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in der Kontaktaufnahme und Kommunikation mit den zuständigen Ansprechpersonen eines Unternehmens.

Die Angaben zu Empfänger:innen, Speicherdauer, Drittlandübermittlungen und Betroffenenrechten ergeben sich aus den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzinformationen.

Werden Kontaktdaten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben, stelle ich Ihnen diese Datenschutzinformationen spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, bei einer beabsichtigten Offenlegung spätestens bei der ersten Offenlegung und ansonsten innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten zur Verfügung, sofern keine gesetzliche Ausnahme besteht.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, mir personenbezogene Daten bereitzustellen. Bestimmte Angaben sind jedoch für die Bearbeitung einer Anfrage, die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, die Rechnungsstellung oder die Einrichtung eines Dashboard-Zugangs erforderlich. Ohne diese Angaben kann ich die jeweilige Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten, keinen Vertrag abschließen oder die vereinbarte Leistung beziehungsweise den Dashboard-Zugang nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar oder für den jeweiligen Zweck nicht zwingend erforderlich.

12. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling statt.

13. Speicherdauer und Löschung im Allgemeinen

Soweit in diesen Datenschutzinformationen keine speziellere Frist genannt ist, speichere ich personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, ein überwiegender Rechtsverfolgungszweck oder eine wirksame Verarbeitungseinschränkung entgegensteht.

Soweit erforderlich, verarbeite ich Vertrags-, Kommunikations-, Leistungs- und Zahlungsdaten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der Durchsetzung berechtigter Forderungen und der Abwehr unberechtigter Ansprüche. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. In Einzelfällen können abweichende oder längere Fristen gelten.

Gelöschte Daten können für eine begrenzte Zeit noch in zugriffsbeschränkten technischen Sicherungskopien oder Papierkörben enthalten sein. Sie werden dort im Rahmen der festgelegten Sicherungs- und Löschzyklen überschrieben beziehungsweise endgültig entfernt und nicht mehr für operative Zwecke verwendet.

14. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• ✓ Auskunft über die von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
• ✓ Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• ✓ Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• ✓ Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• ✓ Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• ✓ Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO sowie
• ✓ Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@mandy-digital.de. Zur Vermeidung einer unbefugten Offenlegung kann ich einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen. Wenn ich Daten im Auftrag eines anderen Unternehmens verarbeite, kann ich Ihre Anfrage an dieses Unternehmen weiterleiten beziehungsweise Sie an die verantwortliche Stelle verweisen.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.